仕事でうっかりミスをしてしまい、
迷惑をかけてしまった取引先や顧客に
メールで謝る場合は、
どんな点に気を付けるべきなのでしょうか？
誠意のある謝罪メールでないと、
先方も更にご立腹してしまいますね。
そうならないためにも、
今回はビジネスシーンで役立つ、
謝罪メールの書き方を紹介していきます。
ビジネスメールの謝罪に対するいい返信はないと思え！
仕事でミスをしてしまい、
取り急ぎで謝罪のメールを
送ることがあると思います。
でもミスの度合によっては、
謝罪メールを送っただけでは、
許してもらえない場合もありますよ。
つまり、謝罪メールを送っても
安心するのはまだ早いです。
あなたが送った謝罪メールに対して、
またお怒りメールが
送られてくることもあるので、
十分に覚悟しておきましょう。
また、当然のことながら、
メールだけで謝罪を済ませては
いけませんよ。
順序としては、まずは電話をして
口頭で謝罪すること。
メールはその後ですよ。
謝罪をメールだけにしてしまうと、
簡単に済ませようとしている、と
先方に思われてしまうので、
ひとまず先に、
口頭でお詫びしてからが良いでしょう。
電話でもメールでも、問題が発生したら、
お詫びはとにかく迅速に行うこと。
早めに謝罪をすることで、
信頼を回復しやすくなりますよ。
謝罪の際のビジネスマナーは態度だけではない
メールでも口頭でも、
きちんと誠意のある謝罪するためには、
どんな点に注意すべきなのでしょうか？
・謝罪はスピーディーに
先ほども説明したように、
問題が発生したら、すぐさま報告し、
謝罪するようにしましょう。
謝罪するのが遅くなればなるほど、
信用回復が難しくなります。
事情があってメールでしか
謝罪できない場合も、
迅速にメールを作成して送りましょう。
・言い訳をせずに素直に謝る
ミスするまでに至った経緯を
話すことは大事ですが、
決して言い訳をしてはいけません。
そして、素直に謝るということが
最も大事ですね。
しっかりとミスを反省し、
今後は同じようなことを起こさない、
という旨も忘れずに伝えましょう。
・対応策や改善策を説明する
謝ったらそれで終わり、
というわけには当然いきませんよね。
発生させたミスに対しての
アフターフォローも必要です。
また、今後同じようなことを
起こさないためには、
どんな対策をしていくのかも、
きちんと説明しましょう。
しっかりと先方を
安心させる説明がなされれば、
信頼回復も難しくありませんよ。
メールや電話って、
相手にこちらの態度が見えないから、
余計に誠意が
伝わりにくくなりがちですよね。
だからこそ、
迅速に謝り、反省して、
改善策や対応策を
説明する必要があるのです。
また、場合によっては、
先方に菓子折りを持って、
謝罪訪問をすることもあるので、
その際にまた改善策、対応策を
説明すると良いでしょう。
謝罪メールを書く時の基本的な例文は、
下記のURLを参考にすると良いですよ。
http://u-note.me/note/47498242
ミスを発生させないことが大切ですが、
人間は誰しも、必ず失敗してしまうもの。
だからこそ、迅速なその後の行動で、
信頼を回復することが出来るでしょう。
まとめ
ミスを発生させたら、
まずは電話で直接謝罪すること。
謝罪メールを先に送るのはNGですよ。
そして、謝罪は迅速にすること。
言い訳をせずに、素直に謝り、
今後の対応策と改善策の
説明もしておきましょう。
特にメールでは
こちらの誠意を伝えにくいので、
文面には十分注意してくださいね。